منهجية المراسلات الإدارية

منهجية التحرير الإداري و أسلوب المراسلات الإدارية

تتعدد و تتنوع الوثائق الإدارية بتنوع نشاطات الإدارة، غير أنها تشترك في عناصر موحدة تجمعها، مهما اختلفت التسميات التي تعطى لها، و الأهداف التي تحرر من أجلها، و هذه العناصر التي تظهر بها الوثيقة تضفي عليها طابع الرسمية، لكن هناك عناصر لا تشترك فيها كل الوثائق الإدارية، و يبدو ذلك جليا من المظهر الخارجي لتلك الوثائق وسنبين ذلك من خلال:

أولا : تعريف الرأس أو عنوان الإدارة _entête_

يكتب في الجزء الأعلى للوثيقة في ركنها الأيمن “عنوان الإدارة” و ذلك للتعريف بهوية الوثيقة، و تحديد الجهة التي صدرت عنها بكل دقة و وضوح، و قد يشتمل الرأس على سطرين و أحيانا أكثر من ذلك، حسب موقع الجهة التي صدرت عنها الوثيقة في الهيكل التنظيمي للإدارة، مع ضرورة الإشارة إلى الإدارة العليا التي تنتمي إليها المصلحة مصدرة الوثيقة، و في الغالب يشار في عنصر الرأس الى البيانات التالية:

· اسم الدولة- الوزارة- الكتابة العامة- المديرية- القسم – المصلحة و رقم هاتفها وموقعها الالكتروني…..

مثال:

و تجدر الإشارة أن الرأس يجب أن يتضمن الاسم الرسمي للجهة مصدرة الوثيقة، حسب ما هو صادر بالجريدة الرسمية.

و نذكر أيضا أن جل الإدارات أصبحت تطبع مسبقا البيانات المتعلقة بالرأس في جميع الأوراق المعدة للتحرير، إضافة الى شعارها، ربحا للوقت و تعريفا بها و استعمال نموذج موحد لوثائقها .

ثانيا: التاريخ

يشكل التاريخ عنصرا مهما بالنسبة لأي وثيقة إدارية، وتتجلى أهميته في:

· تحقيق مبدأ الشفافية، الذي يحتم وضع تاريخ على كل وثيقة تصدرها الإدارة انطلاقا من فرضية؛ أنه لا يمكن إلزام قارئ الوثيقة الإدارية الغير مؤرخة ببذل مجهود إضافي لوضع تاريخ مفترض لها، الأمر الذي يعد مضيعة للوقت.

· عدم وضع تاريخ على الوثيقة، يعتبر بمثابة تعويم لها، و بناء على ذلك يمكن أن يكون لها أثر دائم و مختلف بحسب تقدير تاريخ مفترض لها، لاسيما إذا كانت الوثيقة تتعلق بقضية منازعات أو ترخيص أو إذن أو منع، بحيث يترتب اكتساب حقوق أو إسقاطها.

· عندما يتوصل المرسل إليه بوثيقة غير مؤرخة لا يعطيها قيمة إدارية.

· وضع التاريخ يسهل مهمة البحث عن الوثيقة و الرجوع إليها عند الحاجة، كما يسهل عملية ترتيبها في ملف القضية موضوع المراسلة,

و يوضع التاريخ إما في أعلى الوثيقة في وسطها و إما بأسفلها عند مكان التوقيع عليها، حيث يكتب التاريخ الهجري أولا، متبوعا بالتاريخ الميلادي كما يشار قبل كتابة التاريخ إلى مكان إصدار الوثيقة، وفي بعض الأحيان يكتب التاريخ بألة الطبع لكن من الأفضل إرجاء كتابة التاريخ إلى حين الإقدام علي توقيع الوثيقة، و عندها يوضع التاريخ بواسطة الطابع( dateur)، ليسري مفعول الوثيقة من يوم توقيعها و وضع التاريخ عليها و تسجيلها، لأنه من الممكن أن يتأخر توقيعها.

تالتا: المرسل و المرسل إليه

يعتبر المرسل: الجهة التي تصدر عنها الوثيقة، و في الغالب تكون تلك الجهة مبينة في الهيكل التنظيمي للإدارة، وهي إما: وزارة – مندوبية سامية – مكتب وطني- مديرية- ولاية- عمالة أو إقليم – باشوية أو قيادة- جهة- جماعة…..الخ، و في هذا السياق فإن جميع الوثائق الإدارية الصادرة عن هاته الجهات يجب أن تحمل صفة المسؤول الأول عنها لا اسمه الشخصي، و لا يقبل أن تصدر مراسلة تحمل صفة موظف أدنى من المسؤول الأول عن الإدارة مصدرة تلك المراسلة.

و تكتب صفة المرسل مباشرة بعد التاريخ، في أعلى الصفحة و في الوسط عن يسار الرأس الذي يعرف بهوية الإدارة و اسمها الرسمي.

أما المرسل إليه فهو الجهة التي توجه إليها المراسلة التي يتعين أن تحمل صفته الرسمية باعتباره رئيس الإدارة التي تبعث إليها الوثيقة.

ذلك أن القاعدة العامة في المراسلات الإدارية؛ أن توجه مباشرة إلى رئيس الإدارة و ليس الى الإدارة نفسها، أو إلى موظف يعمل بها مهما كانت درجته، بل إلى الرئيس مباشرة، غير أن هناك حالات تراسل فيها الإدارة أشخاصا بذواتهم، و هنا يشار الى الاسم الكامل للمرسل إليه مباشر مثال استدعاء شخص أو رد على طلب شخص.

و في بعض الحالات لا يشار في أول الوثيقة الإدارية الى المرسل أو المرسل إليه، و ذلك عندما يوجه مرؤوس مذكرة إخبار، أو عرض حال، أو تقرير إلى رئيسه حول موضوع معين، حيث يقتصر على الإشارة إلى المصلحة التي صدرت عنها الوثيقة في الرأس، و توقع من طرف باعثها، و يشار إلى الموجهة إليه في أسفل الوثيقة في الركن الأيمن.

من ناحية أخرى، المرسل يكون دائما واحدا، أما المرسل إليه فقد يكون واحدا أو أكثر، سواءا كانوا مسؤولين أو عدة أشخاص عاديين.

رابعا: الموضوع

إن موضوع المراسلة هو عنوانها الذي يختاره محررها، و يكتب في أعلى الوثيقة جهة اليمين تحت عبارة المرسل و المرسل إليه، و أحيانا يكتب تحت البيانات المتعلقة بالرأس، و في كلتا الحالتين لا يتعدى الهامش.

و تكون الغاية من الإشارة الى الموضوع هو التعريف بكيفية مختصرة بالقضية أو المسألة التي تحرر في شأنها الوثيقة حيث يساعد هذا العنوان المرسل إليه على تشخيص الوثيقة، و إلقاء نظرة سريعة عليها للإلمام بصورة موجزة بمحتواها قبل قراءتها. كما أنه يسهل مهمة كتابة الضبط لتقوم بتسجيلها في سجلاتها و تسهل إحالتها على الجهة المختصة.

خامسا: المرجع

تتم الإشارة إلى المرجع مباشرة بعد الموضوع، و يأخذ نفس حجمه و يتم التطرق فيه الى رقم و تاريخ الوثيقة السابقة التي يقع الاستناد إليها، و موضوعها أيضا، ومن المستحسن أن تتم الإشارة أيضا الى الجهة التي صدرت عنها الوثيقة و موضوعها أيضا، و فائدة الإشارة إليهما هي المساعدة على تسهيل مهمة البحث للرجوع الى الملفات سواء كانت وثائق إدارية عادية أو نصوص قانونية أو تنظيمية أو قرارات إدارية أو حتى مكالمات هاتفية، هذا و عندما تكون الوثيقة المرسلة مبادرة أولى في موضوعها فلا داعي للإشارة الى المرجع لأنه ليس هناك مرجع، و أحيانا يقع الاستغناء عن ذكر المرجع و يكتفى بالإشارة إليه في صلب الوثيقة دون كتابة عبارة “المرجع”، و من مزايا الإشارة إلى هذا الأخير، التمكين من سهولة الرجوع مباشرة الى القضية و العثور عليها في مكتب الضبط .

سابعا: رقم التسجيل

تتطلب المساطر الإدارية أن كل وثيقة صادرة عن الإدارة، و موجهة إلى جهة أخرى، أن تسجل و تحمل رقما متتابعا في سلسلة من الأرقام متوالية، تبتدئ ببداية أول السنة الميلادية و تنتهي بنهايتها، و هكذا تسجل الوثائق في سجلين يطلق عليهما: سجل الواردات و سجل الصادرات، و تتجلى أهمية تسجيل الوثائق الإدارية في كونه: يعرف بهوية الوثيقة الإدارية بصفة دقيقة قي سجل وثائقي يعد مرجعا رسميا لما هو مدون به، كما أنه يسهل عملية البحث و الرجوع إلى أي وثيقة عند الحاجة الى ذلك، بالإضافة أنه يمكن من معرفة عدد الوثائق الصادرة أو الواردة على الإدارة خلال السنة، و يسمج أيضا بالقيام ببحث و تصنيف الوثائق الصادرة أو الواردة حسب أقسام و مصالح الإدارة، و حسب النشاط الممارس.

ثامنا: التوقيع

يعد التوقيع أهم عنصر في سلسلة العناصر المشتركة للوثائق و التي تميز مظهرها الخارجي، و كل وثيقة إدارية لا تحمل توقيعا تعتبر لاغية، و يشترط أن يتم التوقيع من قبل السلطة المختصة أو الشخص المؤهل قانونا، و يضع أسفل المراسلة اسمه الكامل و صفته و وظيفته، و السلطة التي أذنت له بالتوقيع، و يتم ذلك على اليسار تحت السطر الأخير للنص، والجدير بالذكر أن السلطات الإدارية تمارس سلطة التوقيع في نطاق اختصاصاتها المخولة لها من طرف القانون أو النصوص التنظيمية.

وإذا كانت هذه بعض العناصر التي تميز أسلوب التحرير الإداري من الناحية الشكلية الخارجية، فإن خصوصية هذا الأسلوب، تفرض استعمال بعض التعابير و الصيغ الخاصة التي تتكرر أكثر من غيرها، و التي تسهل مأمورية المحرر أثناء مزاولة مهمته الإدارية من قبيل:

§ صيغ التقديم: ويقصد بها تلك العبارات التي تستهل بها الرسالة الإدارية، والمستعملة من المحرر عند الشروع في الكتابة، هذه الصيغ تمهد القارئ إلى المضمون

.
وهذه العبارات تتجسد في كلمة: “يشرفني” التي يجب استعمالها مرة على الأكثر إما في بداية أو وسط الرسالة، وتنقسم هذه الصيغ بدورها إلى:

ü صيغ التقديم بدون مرجع.

ü صيغ التقديم بمرجع.

§ صيغ العرض والمناقشة :وهي تلك المرتبطة بالموضوع، وهذه الأخيرة تتنوع بتنوع الموضوع المعالج، ومستوى المحرر وغزارة أفكاره، و هي تختلف إذا كانت مستعملة من الرئيس أو من طرف المرؤوس :

Ø بعض صيغ الترتيب :
أولا : …………….., / ثانيا : …………….,/ ثالثا : …………….
من جهة ……../ من جهة أخرى ……../ وبتالي ……/ بصفة رئيسية …./ بصفة ثانوية ………
– نظرا …/ وبالمقابل ….. / بالإضافة إلى ….. / فضلا عن ….فإن …….., الخ من الصيغ .

Ø صيغ تقديم الحجج والمبررات :
و للتأكيد على مضمون الرسالة يجب أن يدعم النص بمجموعة من الحجج كالاتي:
– تطبيقا للنصوص التنظيمية المتعلقة بـ ………
– حسب ما تضمنته المذكرة المؤرخة في …………. والمتعلقة ب …..

Ø صيغ الخاتمة: تختلف عبارات الاحترام بحسب اختلاف مركز المرسل إليه، والعبارة المثلى التي تختم بها الرسالة الإدارية هي العبارة التي يتبوأها المرسل إليه، ويجب على المحرر عدم التملق فيها و احترام السلم الإداري بين المرسل والمرسل إليه .
وتختلف بحسب الحالات التالية :

Ø من الند إلى الند

Ø من أعلى إلى أسفل

.من أسفل إلى أعلى .