تُعدّ رسائل التذكير الرسمية أداةً أساسيةً في مختلف المجالات، بدءًا من المؤسسات التجارية وصولًا إلى المؤسسات التعليمية والجمعيات الخيرية.

يُساعد إتقان كتابة رسائل التذكير الرسمية على ضمان التواصل الفعال مع مختلف الجهات، وتحقيق الأهداف المرجوة من الرسالة.

نموذج رسالة تذكير رسمية بالعربي

التاريخ: 2023-11-14

الموضوع: تذكير بـ [موضوع الرسالة]

السيد/السيدة [اسم المُرسل إليه]،

أودّ أن أذكّرك بـ [موضوع الرسالة] الذي تمّ الاتفاق عليه في [تاريخ الاتفاق].

ملخص:

• [موجز سريع للنقاط الرئيسية المتعلقة بموضوع الرسالة]

التفاصيل:

• [شرح تفصيلي لموضوع الرسالة، بما في ذلك التاريخ والوقت والمكان إن لزم الأمر]

الطلب:

• [أوضح ما تطلبه من المُرسل إليه في هذه الرسالة]

التواصل:

• [أدرج معلومات الاتصال الخاصة بك في حال كان لدى المُرسل إليه أي أسئلة]

شكرًا لك على اهتمامك،

مع خالص التحيات،

[اسمك]

[منصبك]

[اسم شركتك/مؤسستك]

[معلومات الاتصال]

خطوات كتابة رسالة تذكير رسمية فعالة:

1. تحديد المحتوى:

• الهدف من الرسالة: حدد بوضوح ما تسعى إليه من خلال رسالة التذكير، سواء كان ذلك سداد فاتورة، أو استكمال إجراءات معينة، أو حضور اجتماع، أو أي هدف آخر.
• المعلومات الأساسية: أدرج جميع المعلومات الأساسية التي تهم المتلقي، مثل تاريخ الحدث أو الموعد، أو رقم الفاتورة، أو أي تفاصيل أخرى ضرورية.
• اللغة: استخدم لغة رسمية ومهذبة في كتابة الرسالة، مع الحرص على الوضوح والدقة في التعبير.

2. هيكل الرسالة:

• المقدمة: ابدأ الرسالة بتقديم نفسك وذكر صفتك، ثم وضّح الهدف من رسالة التذكير.
• المحتوى: عرض المعلومات الأساسية بشكل واضح ومباشر، مع الحرص على ربطها بالهدف من الرسالة.
• الختام: اختتم الرسالة بدعوة المتلقي إلى اتخاذ الإجراء المطلوب، مع شكرهم على اهتمامهم.

3. أمثلة على صيغ التذكير:

• التذكير بدفع فاتورة:

“نودّ تذكيركم بمستحقاتكم المالية المتعلقة بفاتورة رقم [رقم الفاتورة]، والتي تبلغ [المبلغ]، والصادرة بتاريخ [تاريخ الفاتورة].

نرجو منكم تسديد المبلغ في أقرب وقت ممكن، وذلك من خلال [طريقة الدفع]، لتجنب أي تأخير أو غرامات.

نشكركم على تعاونكم.”

• التذكير بحضور اجتماع:

“نودّ تذكيركم بمؤتمر [اسم المؤتمر] الذي سيُعقد يوم [تاريخ المؤتمر] في الساعة [ساعة المؤتمر] في مكان [مكان المؤتمر].

نرجو منكم التأكيد على حضوركم من خلال [طريقة التأكيد]، ونأمل مشاركتكم الفاعلة في هذا الحدث المهم.

نشكركم على اهتمامكم.”

4. نصائح لكتابة رسائل تذكير رسمية فعالة:

• الوضوح والدقة: استخدم لغة واضحة ومباشرة، مع الحرص على ربط جميع المعلومات بالهدف من الرسالة.
• الاحترام: حافظ على لغة رسمية ومهذبة في كتابة الرسالة، مع تجنب أي تعبيرات قد تُسيء فهمها.
• الإيجاز: اكتب رسالتك بشكل مختصر ومركز، مع التركيز على المعلومات الأساسية.
• التوقيع: أدرج توقيعك في نهاية الرسالة، مع ذكر اسمك وصفتك.

5. خاتمة:

تُعدّ كتابة رسائل التذكير الرسمية فنًّا يُمكن إتقانه من خلال الممارسة والالتزام بالخطوات المُشار إليها.

الأسئلة الشائعة:

ما هي أفضل طريقة لإرسال رسائل التذكير الرسمية؟

تعتمد أفضل طريقة لإرسال رسائل التذكير الرسمية على طبيعة العلاقة مع المتلقي، وسرعة الاستجابة المطلوبة.

• البريد الإلكتروني: يُعدّ البريد الإلكتروني خيارًا مناسبًا للرسائل العامة أو التي لا تتطلب استجابة فورية.
• الخطابات الورقية: تُستخدم الخطابات الورقية للرسائل الرسمية التي تتطلب استجابة رسمية أو مُوثقة.
• المكالمات الهاتفية: تُستخدم المكالمات الهاتفية للرسائل العاجلة أو التي تتطلب حوارًا مباشرًا.

ما هي مدة الوقت المناسبة لإرسال رسائل التذكير؟

تعتمد مدة الوقت المناسبة لإرسال رسائل التذكير على طبيعة الحدث أو الموعد.