يُعدّ طلب الاستخلاف وثيقة رسمية تُقدم من قبل الموظف إلى الإدارة العليا، تهدف إلى استبداله بموظف آخر خلال فترة غيابه عن العمل. قد تتنوع أسباب الغياب، من الإجازات المرضية أو الشخصية إلى المهام الرسمية أو السفر.

يتطلب كتابة طلب الاستخلاف اتباع نهج مدروس يضمن إيصال الطلب بوضوح ودقة، مع مراعاة جميع التفاصيل المتعلقة بالغياب والبديل. يقدم هذا المقال دليلاً شاملاً لكتابة طلب خطي للاستخلاف، بدءًا من اختيار الموضوع وكتابة المقدمة، وصولًا إلى مراجعة الطلب قبل إرساله.

أولاً: اختيار الموضوع:

يجب أن يكون الموضوع واضحًا ومباشرًا، يعكس سبب كتابة الطلب. بعض الأمثلة على الموضوعات:

• طلب استخلاف لسبب مرضي
• طلب استخلاف لسبب شخصي
• طلب استخلاف لسبب رسمي
• طلب استخلاف لسبب السفر

ثانياً: كتابة المقدمة:

تُعدّ المقدمة فقرة مهمة تجذب انتباه القارئ وتُعرفّه على سبب كتابة الطلب. يجب أن تتضمن:

• تحية رسمية موجهة إلى المُرسل إليه
• ذكر اسم الموظف ووظيفته
• شرح موجز لسبب كتابة الطلب
• تحديد تاريخ بدء ونهاية الغياب

ثالثاً: كتابة محتوى الطلب:

يجب أن يتضمن محتوى الطلب جميع المعلومات اللازمة لفهم احتياجات الموظف:

• شرح تفصيلي لسبب الغياب: يُنصح بتقديم شرح واضح ودقيق لسبب الغياب، مع ذكر الوثائق المُرفقة إن وجدت (مثل تقرير طبي أو خطاب رسمي).
• تحديد المدة الزمنية للغياب: يجب تحديد تاريخ بدء ونهاية الغياب بدقة، مع الأخذ بعين الاعتبار احتمالية تأخير العودة لأي سبب طارئ.
• اقتراح بديل مناسب: يُمكن للموظف اقتراح اسم زميل مُؤهل لتولي مهامه خلال فترة غيابه، مع ذكر المؤهلات والخبرات التي تُميّز هذا الزميل.
• معلومات التواصل: يجب على الموظف كتابة رقم هاتفه والبريد الإلكتروني الخاص به، ليتمكن من التواصل مع الإدارة في حال وجود أي استفسارات.

رابعاً: كتابة الخاتمة:

تُعدّ الخاتمة فقرة مُختصرة تلخص محتوى الطلب وتُؤكد على التزام الموظف بواجباته. يجب أن تتضمن:

• شكر المُرسل إليه على اهتمامه
• تأكيد التزام الموظف بإنجاز جميع المهام المُوكلة إليه قبل مغادرته
• التعبير عن رغبة الموظف في العودة للعمل في أقرب وقت ممكن

خامساً: مراجعة الطلب:

قبل إرسال الطلب، يجب على الموظف مراجعته بعناية للتأكد من خلوّه من الأخطاء الإملائية والنحوية.

سادساً: الأسئلة الشائعة:

1. ما هي المدة الزمنية المُناسبة لتقديم طلب الاستخلاف؟

يُنصح بتقديم طلب الاستخلاف قبل أسبوعين على الأقل من موعد الغياب، ليتسنى للإدارة العليا البحث عن بديل مناسب وتدريبه على المهام المُوكلة.

2. ما هي الوثائق المُرفقة مع طلب الاستخلاف؟

تختلف الوثائق المُرفقة حسب سبب الغياب. في حال كان الغياب لسبب مرضي، يجب إرفاق تقرير طبي. أما في حال كان الغياب لسبب رسمي، يجب إرفاق خطاب رسمي من الجهة المُختصة.

3. ماذا لو لم أتمكن من تحديد مدة زمنية دقيقة للغياب؟

في بعض الحالات، قد لا يتمكن الموظف من تحديد مدة زمنية دقيقة للغياب. في هذه الحالة، يجب على الموظف شرح ذلك في الطلب، مع التعهّد بإبلاغ الإدارة بأي تغيرات في مدة الغياب.

نماذج مشابهة:

• نموذج طلب خطي للاستخلاف بقطاع التربية والتعليم 2024: https://www.jobs4dz.com/%D9%86%D9%85%D9%88%D8%B0%D8%AC-%D8%B7%D9%84%D8%A8-%D8%AE%D8%B7%D9%8A-%D9%84%D9%84%D8%A7%D8%B3%D8%AA%D8%AE%D9%84%D8%A7%D9%81-%D8%A8%D9%82%D8%B7%D8%A7%D8%B9-%D8%A7%D9%84%D8%AA%D8%B1%D8%A8%D9%8A%D8%A9/
• نموذج طلب خطي للاستخلاف جاهز للطباعة والتعديل: https://www.pinterest.com/pin/940619072156724095/

أتمنى أن يكون هذا الطلب قد ساعدك. إذا كان لديك أي أسئلة أخرى، فلا تتردد في طرحها.